Die Kosten- und Leistungsrechnung ermöglicht es dem Unternehmen einen Überblick über seine Kostenstruktur zu erhalten und erlaubt somit konkrete Einschätzungen in Bezug auf dessen Wirtschaftlichkeit. Die Kosten- und Leistungsrechnung ist aber auch notwendig um beispielsweise Angebotspreise korrekt zu kalkulieren, Abweichungen zu ermitteln und strategische Entscheidungen zu überprüfen.

Am Anfang der Kosten- und Leistungsrechnung steht die sogenannte Kostenartenrechnung hier werden die Kosten zunächst einmal in zwei Klassen eingeteilt: In die Einzelkosten sowie in die Gemeinkosten. Die Einzelkosten lassen sich ohne große Probleme direkt bestimmen. Hierzu zählen zum Beispiel die Holzplatten für die Fertigung eines Schreibtischs oder auch die Fertigungslöhne, die bei der Produktion angefallen sind. Die Einzelkosten können dem Kostenträger, also dem fertigen Produkt oder der Dienstleistung, somit direkt zugerechnet werden. Bei den Gemeinkosten sieht das ganze jedoch ein wenig anders aus. Diese können dem Kostenträger nämlich nicht direkt zugerechnet werden. Zu den Gemeinkosten zählt zum Beispiel die Miete der Produktionshalle, die Abschreibungen der Produktionsmaschine oder auch die Verwaltungskosten des Unternehmens. Hierbei kann natürlich nicht direkt ermittelt werden wie viele Gemeinkosten in dem Kostenträger, also dem Produkt oder der Dienstleistung letztendlich wirklich stecken. Um nun aber dieses Problem lösen zu können wird von der Kostenstellenrechnung Gebrauch gemacht. Bei der Kostenstellenrechnung kommt es nun zur sogenannten innerbetrieblichen Leistungsverrechnung und dem Gebrauch des Betriebsabrechnungsbogens (BAB), um sogenannte Zuschlagssätze zu bilden mit denen versucht wird den Verbrauch der Gemeinkosten der Kostenträger angemessen zu ermitteln. Hierbei handelt es sich natürlich lediglich um eine Schätzung, welche nie konkret berechnet werden kann. Es kann nämlich nicht konkret ermittelt werden, wieviel Gemeinkosten in Form beispielsweise der Miete der Produktionshalle das Endprodukt nun tatsächlich verbraucht hat.

Das hat zur Folge, dass die Zuschlagssätze demnach proportional zu den Einzelkosten des Produktes oder der Dienstleistung bestimmt werden. Das bedeutet, dass unterstellt wird, das umso höher die Einzelkosten ausfallen, desto höher auch der Anteil an den Gemeinkosten ist. Mithilfe der Zuschlagssätze können nun die gesamten Gemeinkosten verteilt werden. Die Zuschlagssätze für die Materialgemeinkosten, Fertigungsgemeinkosten sowie Verwaltungs- und Vertriebskosten werden schließlich in der Kostenträgerrechnung angewendet. Diese werden zum Beispiel im Zuge der Selbstkostenkalkulation den Einzelkosten zugeschlagen um letztendlich genau ermitteln zu können wie hoch die Selbstkosten, also die gesamten Einzel- und Gemeinkosten des Produktes oder der Dienstleistung sind. Hierauf aufbauend kann zum Beispiel im weiteren Verlauf ein angemessener Angebotspreis kalkuliert werden. Zusammengefasst kann das Unternehmen mithilfe der Kosten- und Leistungsrechnung ermitteln mit welchen Kosten es zu tun hat. Ein Unternehmen, welches seine Kosten nicht kennt, kann sich natürlich nie sicher sein, ob jetzt wirtschaftlich oder gar unwirtschaftlich gehandelt wird.